Проект: NDA
Базовая задача: разработать систему организации рабочего процесса в компании

Цель: помочь руководителям оценивать, насколько эффективно сотрудники тратят рабочее время, оптимизировать процесс добавления в систему новых коллег и уйти от ручной проверки сроков лицензий пользователей Битрикс24

До обращения к нам сотрудники клиента были вынуждены вручную настраивать в системе роли каждого сотрудника, заводить нужные аккаунты и проверять действие лицензий в Битрикс24. Кроме этого у руководства не было объективной картины о том, насколько эффективно сотрудники проводят рабочее время. В автомобильном бизнесе высокая конкуренция, поэтому нужно было настроить систему контроля за рабочим временем. Мы помогли клиенту решить эту задачу.

Решение:

Мы предоставили клиенту решение, которое состояло из трех шагов.

Шаг № 1: доработали ролевые модели в Битрикс24

Мы помогли актуализировать список всех пользователей, систематизировали их роли в системе, а также настроили обмен информацией с SAP. Для этого мы настроили интеграцию с системой Active Directory и обеспечили клиенту централизованное хранение всех учетных записей в компании.

Теперь у автодилера есть понятный алгоритм внесения нового сотрудника в SAP, а информация о нем автоматически подгружается в Битрикс24.

Шаг №2: добавили JavaScript-событие, которое отслеживает активность сотрудников

В случае, если сотрудник не совершает никаких действий в CRM (клик, тап, скролл) в течение 10 минут, рабочий день автоматически ставится на паузу и включается режим «перерыв». Переключение в режим «работа» происходит сразу же, как сотрудник совершает любое действие в системе. При выборе режимов учитывается активность и в десктопной, и в веб-версии Битрикс24.

Кроме этого мы помогли ограничить доступ к аккаунтам промежутком времени с 9.00 до 21.00 по московскому времени и настроили возможность выгружать отчеты о рабочем времени сотрудников.

Шаг №3: добавили модуль контроля сроков лицензии операторов открытых линий

У автодилера много сотрудников, которые отвечают за обратную связь с клиентами. Раньше сроки их лицензий приходилось проверять вручную. Это было неудобно и занимало много времени, поэтому кураторы не успевали отслеживать актуальность используемых лицензий, а автодилер продолжает их оплачивать. Сейчас доступ к лицензии автоматически приостанавливается в несколько шагов:

• если сотрудник не заходит в CRM в течение полутора месяцев, система отправляет письмо сотруднику и его кураторам,

• если сотрудник не заходит в CRM в течение двух месяцев, действие лицензии приостанавливается, аккаунт деактивируется, а сотрудник и его куратор получают уведомление об этом событии,

• аккаунт не удаляется полностью — если сотрудник вернулся на работу, то доступ к аккаунту можно восстановить и подключить к нему новую лицензию.

Результат:

Настройка системы контроля за рабочим временем позволила автодилеру:

• оптимизировать процесс добавление новых пользователей в систему,

• эффективно управлять сотрудниками,

• упразднить множество мелких задач, которые нужно было выполнять вручную,

• перестать оплачивать неиспользуемые лицензии.

Еще больше кейсов нашей работы с клиентами доступно на сайте: https://phpdev.org/cases